Portal klienta po inspekcji dronem: dokumenty i status

Portal klienta po inspekcji dronem to miejsce, w którym po zamówieniu usługi widzisz trzy rzeczy: na jakim etapie jest Twoje zlecenie, co ustalono w rozmowie z wykonawcą i jakie dokumenty są gotowe do pobrania. Nie jest to osobny produkt ani „platforma do wszystkiego”. To warstwa obsługi zlecenia, która porządkuje to, co zwykle rozchodzi się po skrzynkach mailowych, telefonach i komunikatorach.

W tym tekście przechodzimy przez portal AeroPRO krok po kroku. Opisujemy wyłącznie funkcje, które działają w portalu dziś. Tam, gdzie portal ma ograniczenia, mówimy o nich wprost. Jeśli dopiero planujesz zlecenie, zacznij od materiału o tym, jak zamówić inspekcję dronem — portal wchodzi do gry dopiero po briefie i kwalifikacji misji.

Dlaczego po inspekcji potrzebne jest jedno miejsce na dokumentację

Sam nalot trwa zwykle krócej niż wszystko, co dzieje się wokół niego. Jest oferta do akceptacji. Jest termin, który zależy od pogody i stref lotniczych. Są pytania o dostęp do dachu, kontakt do administratora i klucze do włazu. Potem przychodzi raport, zdjęcia, czasem film albo ortofotomapa. Na końcu faktura.

Każdy z tych elementów łatwo zgubić, gdy krąży w osobnych wiadomościach. Typowy scenariusz wygląda tak:

• •oferta przyszła na adres zarządcy, a decyzję podejmuje zarząd wspólnoty;
• •zmiana terminu została ustalona telefonicznie i nikt jej nie zapisał;
• •raport trafił do jednej osoby, która go potem przesłała dalej w innej wersji;
• •część zdjęć nie dotarła, bo wiadomość była za duża;
• •po roku nikt nie wie, który plik jest ostateczny.

Ponadto dokumentacja z inspekcji ma długie życie. Wraca przy sporze z wykonawcą remontu, przy zgłoszeniu szkody, przy kolejnym przeglądzie. Dlatego warto, żeby od początku miała jedno, stałe miejsce.

Załączniki e-mail nie są dobrym nośnikiem materiału z drona

Poczta elektroniczna ma twarde limity rozmiaru. Według pomocy Gmaila dla kont osobistych limit załączników wynosi 25 MB, a większe pliki Gmail zamienia na link do Dysku Google (Gmail — wysyłanie załączników). Microsoft podaje dla Outlook.com limit 25 MB na całą wiadomość, łącznie z treścią i załącznikami (Outlook.com — problemy z załącznikami). W firmowym Exchange Online domyślny limit wysyłki to 35 MB, a administrator może go zmienić (Exchange Online limits).

Materiał z nalotu łatwo przekracza takie progi. Kilkadziesiąt zdjęć w pełnej rozdzielczości albo krótki film z obiektu to już problem dla zwykłego maila. W praktyce kończy się to linkiem do dysku w chmurze. Link rozwiązuje problem rozmiaru, ale tworzy nowy: trudno potem ustalić, kto ma dostęp, jak długo i do której wersji pliku.

Szczegółowe porównanie kanałów przekazywania dużych plików to temat na osobny materiał. Tutaj wystarczy jeden wniosek: mail dobrze nadaje się do powiadomienia, a gorzej do przechowywania dokumentacji.

Czym jest portal klienta po inspekcji dronem, a czym nie jest

Portal AeroPRO to zamknięty panel dostępny po zalogowaniu. Każde zlecenie ma w nim swoją kartę projektu. Na karcie zbiega się status, rozmowa z zespołem, notatki i pliki.

Najprościej opisać to przez kontrast.

Ta tabela ma znaczenie praktyczne. Portal nie zmienia tego, co zostało ustalone w zleceniu. Jeżeli w ofercie nie było termowizji, portal jej nie doda. Jeżeli raport opisuje obserwację, portal nie zamieni jej w diagnozę. To nadal ta sama usługa — tylko podana w uporządkowanej formie.

Walkthrough: co widzisz w portalu krok po kroku

Poniżej przechodzimy przez portal w kolejności, w jakiej klient zwykle z niego korzysta.

Krok 1. Pierwsze logowanie i zabezpieczenie konta

Dostęp do portalu wymaga zalogowania. Jeżeli konto zostało założone przez nas, system może przy pierwszym logowaniu wymusić zmianę hasła tymczasowego. Dopiero po tej zmianie przejdziesz do panelu.

W profilu możesz włączyć weryfikację dwuetapową. Działa ona z aplikacją uwierzytelniającą na telefonie, na podstawie kodu QR. Portal generuje też jednorazowe kody zapasowe na wypadek utraty telefonu. Każdego kodu można użyć tylko raz.

Warto to zrobić, jeśli w projekcie są dokumenty, które nie powinny trafić w niepowołane ręce. Dotyczy to np. zdjęć dachu z widocznymi instalacjami albo dokumentacji szkody.

Krok 2. Oferta i jej akceptacja

W zakładce „Oferty” widzisz przygotowane dla Ciebie oferty. Każdą możesz zaakceptować albo odrzucić. Oferta po terminie ważności jest oznaczona jako wygasła.

Na karcie projektu jest również widok wyceny. Wycenę akceptujesz podpisem złożonym odręcznie na ekranie, myszą lub palcem. Po akceptacji projekt przechodzi do etapu planowania lotu, a w historii projektu pojawia się wpis o podpisaniu wyceny.

To wygodne, bo decyzja i jej data są zapisane w jednym miejscu. Jednak warto pamiętać o jednym: podpis narysowany na ekranie to potwierdzenie akceptacji w portalu. Jeśli Twoja organizacja wymaga podpisu kwalifikowanego lub osobnej umowy, ustal to z nami przed realizacją.

Krok 3. Status projektu w ośmiu etapach

Najważniejszy element karty projektu to pasek postępu. Pokazuje on, na którym etapie jest zlecenie. Etapy widoczne dla klienta są następujące:

Etapy to nie ozdobnik. Odpowiadają na najczęstsze pytanie po zamówieniu: „Na czym stoimy?”. Zamiast dzwonić, sprawdzasz pasek.

Pod paskiem widać podstawowe dane projektu. Są to adres obiektu, planowana data i wartość zlecenia — o ile zostały uzupełnione. Niżej znajduje się historia zmian, czyli chronologiczna lista zdarzeń w projekcie z datą i godziną.

Co ważne, czasowe opisy w tabeli to ogólna logika procesu. Konkretne terminy wynikają z oferty i warunków pogodowych, a nie z samego portalu. Więcej o tym, co dzieje się między etapami, piszemy na stronie jak to działa.

Krok 4. Powiadomienia o zmianach

Nie musisz codziennie zaglądać do portalu. Gdy zmienia się status projektu albo zespół wysyła wiadomość, portal może wysłać Ci powiadomienie e-mail. W profilu ustawiasz, o czym chcesz być informowany. Do wyboru są m.in. nowe wiadomości, zmiany statusu i faktury. Powiadomienia SMS o zmianie statusu, jeśli są dostępne dla Twojego konta, wysyłamy wyłącznie po wyrażeniu zgody i podaniu numeru.

W samym portalu dzwonek w górnym pasku zbiera powiadomienia. Natomiast zakładka „Aktywność” pokazuje zdarzenia ze wszystkich Twoich projektów w jednym miejscu.

Jedna uwaga praktyczna. Powiadomienie e-mail o nowej wiadomości zawiera jej treść. Dlatego w wątku projektu nie podawaj haseł, kodów dostępu ani numerów kart. Kody do bramy czy domofonu lepiej przekazać telefonicznie.

Krok 5. Wiadomości w wątku projektu

Każdy projekt ma własny wątek wiadomości. To najważniejsza zmiana w porównaniu z mailem. Rozmowa o dachu hali nie miesza się z rozmową o elewacji biurowca, nawet jeśli oba zlecenia prowadzi ta sama osoba.

W wątku możesz:

• •napisać wiadomość tekstową (do 5000 znaków);
• •nagrać krótką notatkę głosową, która trafi do plików projektu;
• •wrócić do niedokończonej wiadomości — szkic zapisuje się w przeglądarce.

Wiadomości od zespołu są oznaczane jako przeczytane, gdy otworzysz wątek. Każda wiadomość ma nadawcę oraz datę i godzinę. Dzięki temu po kilku miesiącach wiesz, kto i kiedy potwierdził zmianę terminu.

Oprócz wiadomości zespół może dodawać do projektu notatki. Widzisz tylko notatki przeznaczone dla klienta. Notatki wewnętrzne zespołu nie są pokazywane w portalu.

Krok 6. Dokumenty i pliki do pobrania

Sekcja plików to serce portalu po zakończeniu inspekcji. Tutaj trafia raport, wybrane zdjęcia i pozostałe dokumenty uzgodnione w zleceniu.

Każdy plik ma na liście nazwę, rozmiar i datę dodania. Obrazy, pliki PDF, nagrania wideo i audio możesz obejrzeć w podglądzie bez pobierania. Pozostałe pliki pobierasz jednym kliknięciem.

Portal porządkuje też wersje plików. Gdy do projektu trafi nowy plik o tej samej nazwie, staje się on nowszą wersją. Poprzednia wersja przestaje być widoczna na liście. Dzięki temu na liście widzisz aktualny dokument, a nie trzy podobne pliki z dopiskiem „final”.

Pliki są automatycznie przypisywane do kategorii na podstawie nazwy, np. raport, zdjęcia, dokumentacja czy umowy. Jeżeli w projekcie są oznaczone zdjęcia „przed” i „po”, karta projektu pokazuje je na suwaku porównawczym. Przydaje się to np. przy dokumentowaniu stanu po naprawie. Metodyka porównywania kolejnych nalotów to jednak osobny temat — sam suwak nie zastępuje powtarzalnego planu lotu.

O tym, co powinien zawierać sam raport i jak go czytać, piszemy w materiale o raporcie z inspekcji dronowej.

Krok 7. Przesyłanie plików od klienta

Komunikacja działa w obie strony. Na karcie projektu możesz dodać własne pliki. Przydają się np.:

• •rzut dachu albo plan sytuacyjny;
• •zdjęcie zacieku z wnętrza budynku;
• •poprzedni protokół z przeglądu;
• •skan pisma od ubezpieczyciela.

Portal przyjmuje popularne formaty dokumentów, obrazów, archiwów ZIP oraz plików audio i wideo. Pojedynczy plik może mieć do 50 MB. Portal sprawdza, czy zawartość pliku odpowiada jego rozszerzeniu, i blokuje typy wykonywalne, np. skrypty czy pliki .exe. Obowiązuje też limit przestrzeni na konto — jeśli go przekroczysz, portal wyświetli komunikat.

Nowy plik od Ciebie trafia do zespołu jako powiadomienie. Nie musisz więc dodatkowo pisać maila „wrzuciłem plik”.

Krok 8. Podsumowanie projektu do druku

Na karcie projektu jest przycisk raportu PDF. Otwiera on podsumowanie projektu przygotowane do druku lub zapisu jako PDF z poziomu przeglądarki. Podsumowanie zawiera m.in. etap realizacji, notatki od zespołu i listę plików projektu.

To nie jest raport z inspekcji. To zestawienie „co się wydarzyło w projekcie”. Przydaje się, gdy musisz przedstawić przebieg zlecenia zarządowi albo dołączyć je do dokumentacji obiektu.

Krok 9. Faktury, kalendarz, wsparcie i nowe zapytanie

Pozostałe zakładki portalu są pomocnicze, ale domykają obsługę:

• •Faktury — lista faktur z możliwością pobrania. Metody płatności online zależą od konfiguracji konta — zapytaj nas, jeśli chcesz z nich korzystać.
• •Kalendarz — terminy związane z Twoimi projektami.
• •Wsparcie — zgłoszenia w sprawach niezwiązanych z jednym konkretnym projektem, np. problemy z dostępem.
• •Nowe zapytanie — formularz kolejnego zlecenia, wysyłany bez ponownego podawania danych kontaktowych.

Na koniec zlecenia, gdy projekt ma status „Dostarczono”, możesz też ocenić współpracę. Ocena trafia do nas i pomaga poprawiać obsługę.

Co zaobserwowano, jaka jest hipoteza, kto ją potwierdzi

Portal porządkuje dokumenty, ale nie zmienia ich charakteru. To ważne, bo uporządkowany panel łatwo wziąć za „system, który ocenia stan budynku”. Tak nie jest.

W raporcie z inspekcji rozdzielamy trzy poziomy informacji:

1. •Co zaobserwowano — np. „przesunięta dachówka w okolicy kosza dachowego, zdjęcie nr 14, lokalizacja na schemacie”.
2. •Jaka jest hipoteza — np. „możliwe miejsce przedostawania się wody opadowej”.
3. •Kto może ją potwierdzić — np. dekarz podczas oględzin z bliska albo osoba z uprawnieniami budowlanymi.

Portal przechowuje ten podział razem z raportem. Natomiast potwierdzenie hipotezy zawsze należy do właściwego specjalisty. Wiadomość w portalu nie jest ekspertyzą, a status „Dostarczono” nie oznacza, że obiekt jest sprawny.

Duże pliki: co trafia do portalu, a co innym kanałem

Tu warto być precyzyjnym. Limit 50 MB na pojedynczy plik dotyczy także plików, które dodaje zespół. Portal jest więc dobrym miejscem na raport, wybrane zdjęcia, krótkie nagrania, dokumenty i paczki ZIP w tym rozmiarze.

Nie jest natomiast miejscem na każdy surowy zbiór danych. Pełny zestaw zdjęć do fotogrametrii, długie nagrania wideo czy duże modele mogą wymagać innego kanału przekazania. Taki kanał ustalamy w ofercie, razem z formatem plików i terminem przekazania.

Dlatego przed zleceniem odpowiedz sobie na trzy pytania:

Jeżeli zlecasz cykliczną dokumentację, np. monitoring budowy dronem, ustal to szczególnie wcześnie. Przy kolejnych nalotach ilość materiału szybko rośnie. Warto też zajrzeć na stronę usługi dokumentacja budowy dronem.

Dane osobowe i retencja w portalu — najważniejsze zasady

Materiał z drona bywa materiałem z danymi osobowymi. Na zdjęciu może być widoczny człowiek, tablica rejestracyjna albo okno sąsiada. W portalu są też dane kontaktowe osób po stronie klienta. Dlatego portal działa według tych samych zasad, które opisujemy w artykule zdjęcia z drona a RODO.

Dwie zasady z art. 5 RODO są tu kluczowe (Rozporządzenie 2016/679, EUR-Lex):

• •minimalizacja danych (art. 5 ust. 1 lit. c) — dane mają być ograniczone do tego, co niezbędne do celu;
• •ograniczenie przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e) — dane nie powinny być przechowywane dłużej, niż to potrzebne.

Prezes UODO w swoich stanowiskach przypomina, że to administrator musi ustalić, jak długo przechowuje dane w danym celu i co zrobi po upływie tego okresu. Wynika to z zasady rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO.

W praktyce przekłada się to na kilka zasad po naszej stronie:

• •do portalu trafia materiał wybrany do raportu, a nie wszystko, co nagrała kamera;
• •okresy przechowywania poszczególnych kategorii danych opisuje nasza polityka retencji;
• •listę dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, publikujemy na stronie podprocesorów;
• •zasady przetwarzania danych opisuje polityka prywatności.

Portal daje też kilka narzędzi samoobsługowych. W profilu możesz pobrać swoje dane w formacie JSON. Możesz przejrzeć i wycofać udzielone zgody. Możesz także złożyć żądanie usunięcia konta, potwierdzone hasłem. Przed usunięciem konta pobierz dokumenty, których potrzebujesz — po usunięciu nie będą dostępne w portalu.

Szczegółowe pytania o dostęp, retencję i prywatność warto ustalić przed startem projektu. Omówimy je w osobnym materiale z serii o portalu.

Jak portal wygląda w różnych typach zleceń

Logika portalu jest wspólna, ale akcenty zależą od tego, co zlecasz.

Jednorazowa inspekcja dachu domu. Najważniejsze są dwa momenty: status „Lot zaplanowany” i „Dostarczono”. Między nimi zwykle wystarczy kilka wiadomości o dostępie do posesji. Po odbiorze raportu pobierasz go i przekazujesz dekarzowi w całości, a nie jako pojedyncze zdjęcia.

Budynek wspólnoty mieszkaniowej. Tutaj liczy się historia. Zarząd zmienia się co kilka lat, a dokumentacja dachu powinna przetrwać tę zmianę. Wątek projektu pokazuje, kto co ustalił, a podsumowanie do druku nadaje się do teczki budynku. Warto od razu ustalić, czy konto prowadzi zarządca, czy członek zarządu.

Dokumentacja szkody. Liczy się kompletność i data. Pliki mają datę dodania, a historia projektu pokazuje kolejność zdarzeń. Zakres materiału potrzebnego ubezpieczycielowi ustal jednak z nim, zanim zamówisz nalot.

Seria nalotów na budowie. Każdy nalot może być osobnym projektem z własnym raportem. Dzięki temu łatwo wrócić do stanu z konkretnego terminu. Sposób organizacji takiej serii omawiamy przy ofercie.

W każdym z tych przypadków zasada jest ta sama: jedno zlecenie, jedna karta, jeden wątek, jedna aktualna wersja dokumentu.

Kto po stronie klienta powinien mieć dostęp

Konto w portalu jest przypisane do osoby, a projekt — do konta klienta. Dlatego przed startem warto ustalić, kto będzie tą osobą. Najczęściej sprawdzają się trzy modele.

Jedna osoba kontaktowa. Zarządca, kierownik techniczny albo właściciel domu. Odbiera dokumenty i przekazuje je dalej. To najprostszy wariant.

Osoba kontaktowa plus odbiorcy dokumentów. Konto ma jedna osoba, a raport przekazuje dalej, np. zarządowi wspólnoty albo dekarzowi. Warto wtedy ustalić, którą wersję pliku uznajecie za obowiązującą.

Osobne zlecenia, osobne osoby. Jeśli w firmie różne działy zlecają różne inspekcje, każde zlecenie może mieć swoją osobę kontaktową. Ustal to z nami przy ofercie.

Bez względu na model nie udostępniaj danych logowania innym osobom. Wspólne konto oznacza, że nie wiadomo, kto wysłał wiadomość albo zaakceptował ofertę.

Dobre praktyki przy odbiorze dokumentacji z inspekcji

Portal porządkuje obieg dokumentów, ale część pracy zostaje po stronie klienta. Oto lista, która dobrze sprawdza się w praktyce.

1. •Pobierz raport po statusie „Dostarczono”. Zapisz go w dokumentacji obiektu, np. w teczce budynku.
2. •Sprawdź kompletność. Porównaj listę plików z zakresem z oferty. Braki zgłoś w wątku projektu.
3. •Pytania zadawaj w wątku, nie mailem. Dzięki temu odpowiedź zostanie przy projekcie.
4. •Nie przesyłaj raportu dalej fragmentami. Wycięte zdjęcie bez opisu i lokalizacji traci wartość.
5. •Zaznacz, komu przekazałeś dokumenty. Krótka notatka w wątku pomaga przy kolejnym zleceniu.
6. •Włącz weryfikację dwuetapową. Szczególnie gdy konto ma dostęp do dokumentacji kilku obiektów.
7. •Ustal okres przechowywania u siebie. Pobrane pliki podlegają już Twoim zasadom retencji.

Co otrzymasz

• •Dostęp do portalu dla osoby kontaktowej wskazanej w zleceniu.
• •Kartę projektu z etapem realizacji, historią zmian i podstawowymi danymi zlecenia.
• •Wątek wiadomości przypisany do zlecenia, z powiadomieniami e-mail według Twoich ustawień.
• •Raport i uzgodnione pliki do podglądu i pobrania w portalu — w granicach limitu rozmiaru pliku.
• •Podsumowanie projektu do druku lub zapisania jako PDF.
• •Ustalony kanał dla dużych plików źródłowych — jeżeli są w zakresie zlecenia.

Zakres dokumentów, format plików i sposób przekazania potwierdzamy w ofercie przed realizacją. Masz pytania o portal przed zleceniem? Napisz do nas.

Kiedy potrzebny jest ekspert

Portal porządkuje dokumentację, ale nie zmienia tego, kto może ją wiążąco ocenić. Ekspert jest potrzebny, gdy:

• •raport wskazuje obserwację mogącą dotyczyć konstrukcji — ocenia ją osoba z uprawnieniami budowlanymi;
• •sprawa dotyczy obowiązkowej okresowej kontroli obiektu — ma ona własny, ustawowy tryb i nie zastępuje jej inspekcja dronem;
• •obserwacja dotyczy przewodów kominowych — ocenia je mistrz kominiarski;
• •materiał z termowizji wskazuje anomalię w instalacji PV lub elektrycznej — diagnozę wykonuje osoba z uprawnieniami elektrycznymi;
• •dokumentacja ma trafić do postępowania ubezpieczeniowego lub sądowego — o wymaganym zakresie decyduje ubezpieczyciel lub biegły;
• •potrzebne są pomiary o charakterze geodezyjnym — czynności zastrzeżone wykonuje uprawniony geodeta;
• •masz wątpliwości co do przetwarzania danych osobowych w dokumentacji — warto zapytać inspektora ochrony danych lub prawnika.

FAQ — portal klienta po inspekcji dronem

Czy muszę korzystać z portalu, żeby dostać raport?

Portal jest podstawowym miejscem odbioru dokumentów, bo porządkuje je przy projekcie. Jeżeli Twoja organizacja ma inne wymagania, np. przekazanie dokumentów na wskazany nośnik, ustal to z nami przy ofercie.

Czy portal pokazuje, kiedy dokładnie odbędzie się lot?

Portal pokazuje etap „Lot zaplanowany” oraz planowaną datę, jeśli została wpisana. Termin może się zmienić z powodu pogody lub ograniczeń w przestrzeni powietrznej. O zmianie dowiesz się z powiadomienia i z wątku projektu.

Czy mogę wysłać przez portal duże pliki, np. projekt budynku?

Tak, w granicach limitu 50 MB na pojedynczy plik i limitu przestrzeni na konto. Większe pliki warto spakować do kilku archiwów ZIP albo ustalić z nami inny kanał.

Czy zespół AeroPRO widzi moje wiadomości od razu?

Nowa wiadomość i nowy plik od klienta generują powiadomienie dla zespołu. Czas odpowiedzi zależy od dnia i etapu prac — pilne sprawy w dniu lotu najlepiej uzgadniać telefonicznie.

Co się stanie z dokumentami, jeśli usunę konto?

Usunięcie konta usuwa z portalu Twoje projekty, wiadomości, pliki i faktury widoczne w portalu. Przed złożeniem żądania pobierz dokumenty, których potrzebujesz, w tym faktury. Zasady przetwarzania danych opisuje polityka prywatności.

Czy portal sam ocenia stan obiektu na zdjęciach?

Nie. Portal służy do przekazania i uporządkowania dokumentacji. Obserwacje w raporcie opisuje człowiek, a ich ocenę techniczną wykonuje właściwy specjalista.

Podsumowanie

Portal klienta po inspekcji dronem rozwiązuje prozaiczny, ale realny problem: rozproszenie informacji wokół zlecenia. Status projektu, rozmowa z zespołem i dokumenty są w jednym miejscu, przypisane do konkretnego obiektu i daty.

Jednocześnie portal ma jasne granice. Nie zastępuje eksperta, nie przechowuje bez limitu dowolnie dużych zbiorów danych i nie zmienia zakresu usługi. Jest warstwą obsługi inspekcji — tak samo dobrą, jak dobrze ustalone jest samo zlecenie.

Planujesz inspekcję i chcesz zobaczyć, jak będzie wyglądał obieg dokumentacji w Twoim projekcie? Skontaktuj się z nami — pokażemy to na etapie oferty.

---